Doel: Het initiëren, leiden en opvolgen van meerdere aan elkaar gerelateerde projecten, en er daarbij voor zorgen dat aan het overkoepelend doel voldaan wordt.
Hoofdactiviteiten
- Beheert het programmaplan
- beheert, in samenwerking met de directies, het programma met inbegrip van beperkingen, risico's, afhankelijkheden, prioriteiten, budgetten, succes- en acceptatiecriteria, ...
- bouwt een netwerk met de directies om ervoor te zorgen dat de opvolging en uitvoering van het programma de nodige aandacht krijgt
- werkt met de verschillende directies en IT een plan uit op korte, middellange en lange termijn die past binnen het realiseren van het business objectief.
- Programma initiatie & planning
- staat in voor de programma planning & programma budget en communiceert dit naar de stakeholders en de project managers
- volgt de project managers op voor de projecten binnen het programma, schat de taken en budget in voor elk van de projecten behorend tot het programma
- volgt de overdracht naar support op, initieel geleid door de project managers, voor de verschillende projecten tot het programma behorend, rekening houdend met de impact op andere projecten
- coördineert het programma plan op basis van de verschillende, onderliggende en afhankelijke projecten Programma governance:
- communiceert op regelmatige basis gestructureerd over de vooruitgang van het programma en de onderliggende projecten
- beheert en volgt de risico's en problemen op met de projectmanagers en escaleert tijdig naar de betrokken stakeholders indien nodig, zoekt naar oplossingen met de project managers en bespreekt dit met de directies indien nodig
- volgt nieuwe change aanvragen op en zorgt voor goedkeuring, rekening houdend met de relaties tussen de projecten volgens delegatie van bevoegdheden alvorens uit te voeren
- zorgt voor coördinatie tussen de project managers
- ondersteunt audit activiteiten indien nodig
- volgt het budget van het programma op en coördineert de budgettering en amendering
- Communicatie
- onderhoudt een goede samenwerking met alle directies door transparantie en ondersteuning
- houdt de Business Manager (Managing Layer) en Directing layer op de hoogte op een transparante en eerlijke manier, over de vooruitgang en verwezenlijkingen van het programma en onderliggende projecten
- stemt op regelmatige basis af met de gehele IT en business organisaties
- verzekert een maandelijkse opvolging van de werkelijke programma kost, effort, vooruitgang, bereid de stuurgroep vergaderingen goed voor, en is verantwoordelijk voor de opmaak en verspreiding van het verslag
- bouwt relaties uit met stakeholders direct en/of indirect betrokken bij het programma Programma afsluiting:
- volgt de overdracht naar Operations en Support Teams op en ziet er op toe dat de relevante project documentatie deel uit maakt van de project deliverables en dat voorziene trainingen worden gegeven in samenspraak met alle stakeholders Stuurt het programma team aan:
- zorgt voor een professionele attitude en werkomgeving binnen het programma- en de projectteams en verzekert een efficiënte en kwalitatieve oplevering van het programma, rekening houdend met impact op mogelijke andere programma's en/of projecten
- lost conflicten op binnen en tussen programma gerelateerde stakeholders
- monitort de workload van de teams en communiceert over de vooruitgang
- anticipeert op resource noden en problemen
- coacht de projectmanagers binnen het programma, en stuurt het programma management team aan om de vooropgestelde objectieven te behalen
- ondersteunt het project management office binnen het algemenere kader van programma en project management
Criteria
- Verantwoordelijkheidsbereik
- De programma en onderliggende project governance
- De aansturing van project managers
- Het zorg dragen voor het kennismanagement
- Kennis en complexiteit
- Kennisniveau Master of gelijkwaardig door ervaring
- Relevante werkervaring van 15 jaar
- Grondige kennis en handeling van de programma & project management methodologie en technieken
- Affiniteit met de IT- en SAP-wereld · Grondige kennis van de bredere programma objectieven · Ervaring met people management
- Grondige kennis van budgettering en resource allocation
- Probleemoplossing
- Het gelijktijdig kunnen leiden en aansturen van meerdere gerelateerde projecten en projectteams, en bewaren van het overzicht hierin
- Het behandelen van conflicten tussen de verschillende stakeholders
- Juiste prioriteitstelling en hierop anticiperen door de nodige acties op te starten
- Het tijdig anticiperen van de nood aan resources
- Het verwerven van een inzicht in de manier waarop processen interageren tussen de verschillende NMBS directies
- Het monitoren van de project outputs doorheen de project lifecycle
- Het anticiperen binnen de veranderende context op diverse wijzigingen
- Ervaring met openbare aanbestedingen en de daarrond geldende wetgeving
- Is zelfstandig in het leiden van één programma met daaraan een aantal projecten gekoppeld
- Doet beroep op de leidinggevende voor bespreking van meer strategische aspecten en prioritering Communicatie Interne contacten
- Dagelijks contact met de Project Managers en hun teams, met PMO, met de IT en programma delivery organisatie en partners, in het kader van de aansturing van projecten
- Wekelijks tot maandelijks contact met de directies bij het geven van een project update
- Gerichte contacten met management betreffende acties, issues, etc. Externe contacten
- Dagelijks tot wekelijks contact met de Programma Owner betreffende opvolging programma
- Maandelijks contact op CxO level betreffende opvolging programma
- Gericht contact met klant betreffende acties, issues, etc van het programma
- Gericht contact met leveranciers betreffende opvolging van (deel)projecten
- Talen Grondige kennis van Nederlands, Frans en Engels (mondeling en schriftelijk)
