PMO Manager voor de implementatie en het beheer van de governance en de Portfolio en Project Management processen, inclusief de centrale PMO
Achtergrond
Context
In het kader van een grote organisatorische transformatie wil een grote publieke speler zijn governance van portfolio-, programma-, project- en productmanagement (PPM) versterken. De belangrijkste kwesties betreffen de structurering van strategisch en operationeel management, de afstemming tussen bedrijfs- en IT-initiatieven, prioritering, optimalisatie van het gebruik van middelen, evenals de toepassing van moderne hulpmiddelen en methoden.
Deze versterking is gebaseerd op de oprichting van een centrale PMO, die verantwoordelijk is voor de vaststelling van normen, de PPM-governance en de geconsolideerde monitoring van projecten en producten, evenals gedecentraliseerde PMO's binnen verschillende afdelingen/afdelingen.
Coherente en doeltreffende coördinatie tussen deze structuren is van essentieel belang om te zorgen voor een alomvattende visie, gedeelde prioritering en een geharmoniseerde werking.
Wij zijn op zoek naar een PMO Manager die kan ingrijpen op zowel de strategische (governance, methodologisch kader, PPM) als operationele (piloting, support, samenwerking met gedecentraliseerde PMO's) dimensies.
Dit is geen Program Manager-functie, maar een strategische functie die zich toelegt op het structureren, implementeren en continu verbeteren van PPM-governance en -processen en de centrale PMO.
Verantwoordelijkheden
1° Implementatie van centrale PPM- en PMO-governance
- PPM-governance opzetten, structureren en optimaliseren op basis van Prince2 en aangepast aan de institutionele context, voortbouwend op de ervaring die bij verschillende overheidsdiensten is opgedaan.
- Ontwikkelen en onderhouden van de PPM-methodologieën (Prince2 en Agile (onder meer voor IT en DATA)) en aanpassen van deze kaders aan de organisatorische specifieke kenmerken van INAMI.
- Zorgen voor gestructureerde en transparante verslaglegging over de voortgang, risico's en besluiten in verband met deze uitvoering
2° Implementatie en verbetering van centrale PPM- en PMO-processen
- Implementeer en ontwikkel een PPM-methodologie die gebaseerd moet zijn op Prince2, waarbij productmanagement en Agility-praktijken worden geïntegreerd.
- De implementatie en verbetering van een complex MPC-instrument ondersteunen en/of beheren door te zorgen voor migratie, parametrisering, adoptie, opleiding en methodologische consistentie.
- Vaststelling van een uniform kader voor capaciteits- en middelenbeheer dat in samenwerking met bedrijfs-, HR-, IT- en datateams kan worden gebruikt om de prioriteiten op elkaar af te stemmen en routekaarten vast te stellen, terwijl dit beheer in het PPM-instrument wordt geïntegreerd.
- Definieer, onderhoud en verspreid templates, standaarden en processen.
- Begeleid projectmanagers, producteigenaren, centrale PMO, gedecentraliseerde PMO en andere belanghebbenden.
- Structuur en animeer de PPM-praktijkgemeenschap.
- Zorgen voor gestructureerde en transparante verslaglegging over de voortgang, risico's en besluiten in verband met deze uitvoering en deze verbeteringen.
3° Beheer en aansturing van centrale PMO- en PPM-processen
- Beheer en animeer een high-performance centrale PMO: rapportage, portfolio monitoring projecten, programma's en producten, prioritering, selectie, capaciteitsbeheer, roadmap, levering, stakeholder coördinatie, procesverbetering.
- Ondersteunen van business teams en gedecentraliseerde PMO's bij het definiëren, prioriteren en structureren van het projectportfolio, inclusief workshops, coaching en facilitering.
- Volg middelen, budgetten, risico's, afhankelijkheden en prestatie-indicatoren.
- Maak rapporten en dashboards voor gebruikers, belanghebbenden en besluitvormers.
- De vergaderingen van de verschillende bestuursorganen voorbereiden en faciliteren.
4°Probleemoplossing en continue verbetering
- Identificeer proactief kritieke lockpoints en afhankelijkheden.
- Pragmatische oplossingen voorstellen en de uitvoering ervan ondersteunen.
- Draag bij aan een cultuur van continue verbetering.
5°Verandermanagement en communicatie
- Zorgen voor een soepele organisatieverandering: (deelnemen aan) het opstellen en uitvoeren van een veranderingsplan: communicatie, impactmanagement, beheer en ondersteuning van gebruikers en belanghebbenden, en overdracht van vaardigheden.
- Het organiseren en faciliteren van coaching, trainingen, workshops, workshops en informatiesessies.
- Horizontaal samenwerken met alle interne en externe actoren, voortbouwend op bewezen niet-hiërarchische leiderschapsvaardigheden.
6° Probleemoplossing en continue verbetering
- Identificeer proactief kritieke lockpoints en afhankelijkheden.
- Pragmatische oplossingen voorstellen en de uitvoering ervan ondersteunen.
- Draag bij aan een cultuur van continue verbetering.
7° Kennisoverdracht
- Zorgen voor een gestructureerde overdracht van kennis naar interne teams.
- Goede praktijken documenteren en de duurzaamheid van MPC-governance waarborgen.
PROFIEL & TECHNISCHE SPECIFICATIES
1° Training & certificeringen
- Master in het management.
- Prince2 Foundation en Practitioner verplicht.
- 3OP certificering, Change (bijvoorbeeld ProSci) of Facilitation is een troef
2° Ervaring
- aantoonbare ervaring met de uitvoering en het beheer van een PMO-centrale (met gedecentraliseerde PMO's) als PMO-manager (ten minste in twee verschillende openbare instellingen/organisaties).
- Bewezen ervaring in openbare of parapublieke omgevingen, met een goed begrip van institutionele kwesties en administratieve complexiteit.
- Ervaring in complexe organisaties (> 1.500 medewerkers).
3° Gedragsvaardigheden
- Federatief & transversaal leiderschap
- Sterke faciliteringsvaardigheden, facilitering van workshops, stakeholdermanagement en consensusvorming.
- Analytische geest en gevoel voor probleemoplossing.
- Vermogen om transversaal en als team te werken.
4° Technische vaardigheden
- Zeer goede controle over de Office suite
- van Power BI.
- Ervaring met PPM tools en de implementatie ervan.
- Bestuur Prince2
- Kennis van Agile frameworks (Scrum master)
- Product management concepten (roadmaps, backlog, product lifecycle).
- Rapportage data-driven (KPI, Power BI).
- Kennis van IT- en dataprocessen.
- Begrippen van begrotingstoezicht.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in het Frans en Nederlands.
