Management assistant
Paradigm is de instelling van openbaar nut die verantwoordelijk is voor de digitalisering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Wij ondersteunen onze klanten - de Brusselse openbare instellingen - in hun digitale transitie. Werken voor Paradigm betekent een reële impact hebben op het dagelijkse leven van de Brusselaars.
Je komt terecht in het team Customer Relation Product & Strategy, met als belangrijkste missies: een digitaliseringsstrategie uitwerken voor het Brussels Gewest, zorgen voor een positieve en consistente klantenervaring om duurzame en geprivilegieerde partnerschappen aan te gaan, vaardigheden en digitale producten en diensten aanbieden aan het Brussels Gewest, en de digitale capaciteiten van het Gewest afstemmen op de regionale IT-strategie.
Jouw bijdrage, jouw taken:
Administratie
- De directeur bijstaan in zijn dagelijkse taken door administratieve en organisatorische ondersteuning te bieden om het beheer van zijn activiteiten en prioriteiten te vergemakkelijken.
- Uitvoeren van administratieve en secretariële taken, waaronder :
- Dossiers voorbereiden door de nodige informatie en gegevens te verzamelen.
- Agenda's beheren door afspraken te plannen en te organiseren.
- Afhandelen van inkomende en uitgaande post.
- Opstellen van diverse administratieve brieven en documenten.
- Documenten efficiënt archiveren en opslaan.
- Vergaderingen en evenementen organiseren en zorgen voor alle logistieke details.
- Notuleren van vergaderingen en notuleren.
- Aankoopaanvragen beheren en facturen opvolgen.
- Diverse rapportageactiviteiten uitvoeren zoals vereist.
- Diverse dossiers opvolgen om ervoor te zorgen dat ze vorderen en up-to-date zijn.
Interne/externe klantrelaties
- Zorgen voor een accurate, duidelijke en volledige communicatie met interne klanten (andere afdelingen) en externe klanten (partners, leveranciers, enz.).
- Zorgen voor een professionele en responsieve afhandeling van verzoeken en/of dossiers die onder jouw verantwoordelijkheid vallen, waarbij je positieve en constructieve werkrelaties onderhoudt.
Je ervaring en competenties:
Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een soortgelijke functie en goede kennis van de volgende tools
- OS Windows Vista
- Windows 7
- Office-suite (tekstverwerking, spreadsheet, presentatie)
Kennis van het Frans en/of Nederlands is essentieel en Engels is een troef.
En onder je vele kwaliteiten zullen we vooral je klantgerichtheid, inzet en zin voor samenwerking waarderen!
Ons aanbod:
Uiteraard een contract van onbepaalde duur met een zeer ruim salarispakket inclusief
- hospitalisatieverzekering uitgebreid met ambulante behandelingen voor jou en je gezin
- groepsverzekeringen (pensioenkapitaal, gewaarborgd inkomen en levensverzekering)
- opleidingspakket(ten)
- 100% terugbetaling van je kosten voor openbaar vervoer
- smartphone-abonnement
- netto maandelijkse vergoeding
- maaltijdcheques twv 8 euro
- 37 vakantiedagen per jaar (op fulltime basis)
- mogelijkheid tot telewerken...
En nog veel meer!
- makkelijk bereikbare kantoren
- een afwisselende en boeiende baan in een dynamische en gezellige omgeving
- een goed evenwicht tussen werk en privéleven...
Geïnteresseerd?
Stuur ons je meest recente CV via de "Solliciteer" knop!
De sollicitatieprocedure omvat een gesprek met je toekomstige manager en een gesprek met je HR-contactpersoon, eventueel gevolgd door een assessment.
Je toekomstige collega's kijken al uit naar je eerste dag!
